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ⓘ Organizzazione eventi




Organizzazione eventi
                                     

ⓘ Organizzazione eventi

Gli eventi rappresentano una leva di comunicazione che permette il contatto" diretto” con pubblico interno, dealers, consumatori o semplici spettatori, trasmettendo in maniera innovativa, senza intermediazioni, i mondi di riferimento di un brand o di un soggetto promotore.

L organizzazione di eventi è lapplicazione dei criteri di gestione necessari alla creazione e produzione di eventi a carattere commerciale, culturale, celebrativo, relazionale. Si tratta di un comparto in costante crescita, divenuto a partire dal 2000 una delle leve strategiche e operative che è necessario applicare nellambito della comunicazione integrata nello sviluppo di qualsiasi piano di comunicazione.

Lindustria produttiva può ideare e sviluppare eventi di tutte le dimensioni, dallorganizzazione di una Cerimonia Olimpica sino alla colazione di lavoro per poche e selezionate persone. Da un evento PR sino a un grande lancio di prodotto con migliaia di partecipanti. Ogni brand, azienda, istituzione, località, associazione no-profit, Comitato Organizzatore, comunità, organizza infatti eventi al fine di creare visibilità o consapevolezza, generare profitti, celebrare un avvenimento, raccogliere fondi, dare volume a unemozione.

Lorganizzazione di eventi analizzato così la complessità di una marca o di un contesto gli obiettivi prefissati, identifica un pubblico di riferimento, idea il concept dellevento, identifica la location, verifica il budget, pianifica la logistica, coordina tutti gli aspetti tecnici e produttivi finalizzati alla sua realizzazione.

                                     

1. Strumento di marketing

Lorganizzazione per eventi è considerata uno degli strumenti del marketing e della comunicazione interna ed esterna di aziende di tutte le dimensioni. Dal lancio di un prodotto alle conferenze stampa, le aziende creano eventi promozionali per comunicare con il pubblico interno, con la rete vendita, con clienti attuali e potenziali, giornalisti o opinion leader. Alcune aziende tentano di raggiungere il proprio pubblico di riferimento ottimizzando lutilizzo di mezzi di informazione, al fine di generare copertura mediatica dellevento che raggiungerà larghe fasce di consumatori. Alcune aziende invitano i propri consumatori ai propri eventi per far entrare in contatto lutente finale con la marca. Gli eventi vengono infatti spesso utilizzati per rendere tangibili gli sforzi di marketing della pubblicità.

In ambito interno si opera dal piccolo meeting sino alla grande Convention.

                                     

2. Tipologia di eventi

Queste le Aree operative di riferimento, delle quali le prime 3 riferibili ad eventi a carattere spiccatamente commerciale:

1.Eventi rivolti a un pubblico interno corporate Hanno lobiettivo di coinvolgere il personale di unazienda o di una istituzione portandolo a conoscere e condividere un progetto comune, per sentirsi parte integrante del processo, degli obiettivi e delle strategie.

2.Eventi rivolti a partner commerciali trade Hanno la funzione di aumentare il volume, la qualità, le occasioni di business. Devono trasmettere solidità, concretezza, positività, prossimità, esaltando la validità dellofferta commerciale e i possibili ritorni economici a livello personale, ponendo obiettivi e volumi.

3.Eventi rivolti a un pubblico esterno consumer Hanno lobiettivo di fidelizzare il mercato, conquistando nuovi interlocutori. Permettono di guardare negli occhi il consumatore, facendolo entrare nel proprio mondo, trasmettendogli, al di là delle parole, elementi valoriali che permetteranno nel tempo di costruire con lui relazioni stabili e istintive.

4.Eventi a carattere celebrativo o spettacolare Creano icone e ricordi condivisi, incidendo fortemente nella creazione del gusto e delle tendenze.

5.Eventi a carattere istituzionale e governativo Celebrano le istituzioni o lidentità nazionale esaltando limportanza di incontri o ricorrenze

6.Eventi a carattere politico o sociale Smuovono e aggregano le masse comunicando in maniera esplicita i valori di riferimento, esaltando la figura del leader, ribadendo lidentità delle proprie idee. Possono rappresentare anche una forma di pressione civile

7.Eventi a carattere musicale o sportivo Movimentano moltitudini di" singole identità”, accomunate da una medesima passione e dal desiderio di vivere emozioni condivise

                                     

3. Strumento di motivazione

Lorganizzazione di eventi è anche considerato un ottimo strumento di motivazione delle risorse interne. Proprio per questo negli ultimi anni sono state numerose le aziende che hanno chiesto aiuto a professionisti del settore motivazione, team building. Il fine è quello usare levento aziendale come una leva per migliorare il clima, la motivazione le performance del proprio staff, lasciano un ricordo positivo della giornata e dellazienda stessa.

                                     

4. Servizi di unagenzia di eventi

Unagenzia di ideazione e organizzazione di eventi soddisfa svariate esigenze tra cui eventi aziendali, eventi p.r, programmi di marketing fiere, grandi aperture, tour o eventi speciali come concerti, spettacoli di piazza, cerimonie di premiazione, sfilate di moda.

I clienti si affidano a unorganizzazione esterna per coordinare una serie di attività tra cui gli aspetti creativi, tecnici e logistici dellevento o solo alcuni di questi in base alle esigenze, competenze e budget.

Organizzazione eventi tematici e rivisitazioni storiche

Nellambito dellorganizzazione eventi esiste un settore che si sta sviluppando rapidamente e che è utile alla salvaguardia del patrimonio artistico-storico-culturale Italiano. Come in eventi e fiere organizzate dallAssociazione Rievocare.it pagine di storia.

Lagenzia è suddivisa in tre reparti:

  • Contatto - coordinata da un Account Executive o da un Business Manager
  • Produzione - Coordinata da un Project Manager coaudivuato da un direttore di produzione.
  • Creatività - coordinata da un Direttore Creativo

In epoca più recente, il project manager si occupa della gestione completa del progetto e del coordinamento produttivo.

Le competenze dellorganizzatore riguardano inoltre la strategia di marca, il marketing e la comunicazione. Lesperienza dellorganizzatore si manifesta nel coordinare il mix di aspetti creativi, tecnici e logistici che portano al successo dellevento. Alcuni di questi aspetti riguardano il design dellevento, la produzione audiovisiva e di contenuti, il budget, la negoziazione e il servizio ai clienti. È insomma una professione multidimensionale.



                                     

5. Il settore dellorganizzazione di eventi

Lindustria dellorganizzazione di eventi sfiora oggi in Italia i 1000 milioni di euro, aumentando progressivamente il valore percentuale sullinvestimento aziendale a scapito delladvertising e della pianificazione su mezzi classici. Il maggiore premio europeo del settore è il Best Event Award che si tiene ogni anno a novembre a Milano.

Dal novembre 2007 è stata attivata, presso Assocomunicazione, la prima Consulta degli eventi. Primo presidente vicario: Stefano Coffa. La Consulta non è più attiva e il ruolo rappresentativo è stato assunto dal Clube degli Eventi che riunisce le maggiori agenzie del settore.

Le agenzie di eventi in Italia sono una realtà ancora diversificata, che spazia dalle poche unità fisse sino a un centinaio di persone. Ma la struttura flessibile delle agenzie permette, grazie alla collaborazione con partner esterni, di crescere in funzione delle specifiche esigenze, avvalendosi di professionisti e freelance. Tanto da raggiungere, come nel caso di una grande cerimonia olimpica alcune centinaia di addetti.

                                     

6. Formazione

Università e centri post-universitari offrono percorsi di studio nella gestione degli eventi. Gli USA e il Regno Unito sono stati molto veloci nel proporre percorsi di studio, che contano ormai diversi anni, che hanno incontrato la crescente domanda. In questo settore vige inoltre un folto numero di associazioni private che offrono percorsi di formazione tecnici che seppur non riconosciuti ufficialmente conferiscono nozioni utili a livello pratico.

Gli studi della materia riguardano competenze creative, organizzative, sociologiche, gestione dei progetti, relazioni pubbliche, marketing, team building, pubblicità, logistica, legge e contabilità. Le carriere possibili sono:

  • Agenzie di relazioni pubbliche e ufficio stampa
  • Casa di produzione
  • Organizzazioni non profit
  • Media
  • Agenzie di organizzazione di eventi creatività e produzione
  • Consulenza sullorganizzazione di eventi
  • Event manager allinterno di unazienda
  • Industria del turismo
  • Agenzie di pubblicità
  • Comunità e comuni